Несколько лет назад, вскоре после моего компьютерного жесткого диска, я немного отстал в печати моих проверок через мою систему учета для платежного цикла. Чтобы сэкономить время, я решил ответить на электронные письма, ожидая, что каждая проверка пройдет через принтер.
Я сэкономил время, потому что, когда мой следующий адрес электронной почты загружался (у меня медленное подключение к Интернету), я бы переключил свое внимание на следующий шаг процесса оплаты счетов. Когда электронная почта закончила загрузку, я оставил бы оплату счета и вернул бы мое внимание к электронной почте. Назад и вперед. Назад и вперед. В те моменты, я думал, что я сэкономил много времени. В конце концов, я делал что-то полезное во время загрузки страницы. Оглядываясь назад, я, вероятно, сэкономил около пяти минут.
Перенесемся к письму, которое я получил через неделю от BK&A, когда проверял свой телефон между встречами с клиентом:
Привет, Хелен,
Я дал чек нашей команде финансов, когда я вернулся с заседания, и они указали мне, что чек не был подписан.
Вы хотите, чтобы я отправил его вам на подпись? Вы хотите, чтобы я пришел к вам в офис? Дайте мне знать, что сработает для вас, и мы все придумаем.
Спасибо!
Райан
В этот момент, находясь всего в 10 минутах от своего офиса (и не желая, чтобы они больше ожидали средств), я поехал туда. Десять минут, чтобы добраться туда. Несколько минут, чтобы пообщаться с Райаном. Через десять минут.
Общее время: приблизительно 25 минут.
Время, ранее сохраненное: 5 минут.
Общее время: 20 минут.
Так много для экономии времени при многозадачности.
Делает Многозадачность сохранить день?
Я хотел бы сказать, что многозадачность спасет день, но на самом деле все будет наоборот. Есть несколько примеров, когда это может помочь (я приведу примеры в ближайшее время), но в большинстве случаев многозадачность вредит нам. Просто прочитайте исследование об этом.
Команда исследователей из Университета Глазго, Университета Лидса и Университет Хартфордшир обнаружили, что наша эффективность падает на 69 процента для женщин и 77 процента для мужчин, когда мы многозадачном или задача-переключатель! Это еще одно доказательство, что многозадачность нам сказали, стремиться в 1990s, безусловно, не является одним из инструментов управления временем мы должны взаимодействовать.
Многозадачность разделяет мозг на две части. Если есть только одна задача, весь мозг используется. Если есть две задачи, мозг делится на две части, и каждая половина работает над одной задачей. Если есть более двух одновременных задач, мозг не может работать. Мы действительно даем себе ADD-подобные симптомы, когда мы многозадачны!
Исследование, проведенное в Калифорнийском университете в Ирвине, показало, что когда задачи становятся фрагментированными и происходит переключение задач, для возврата к исходной задаче работникам требуется до 25 минут, если они вообще возвращаются. Участники исследования сообщили, что этот способ работы воняет.
Еще страшнее тот факт, что многие из моих учеников в исследованиях, о которых я говорю, были самопровозглашенными «экспертными многозадачами». Они чувствовали, что им удалось выполнить несколько задач, могли хорошо справиться и часто наслаждались приступом адреналина от попыток сделать так много сразу. Они не понимали, насколько плохо они выполнялись до тех пор, пока не будут показаны результаты с одной задачей и результаты их многозадачности.
Итог: Мы думаем, что мы хорошо разбираемся в жонглировании, но это не так.
Когда ли многозадачность действительно работает?
Я считаю, что люди способны многозадачность с низкокачественными-функциональные умственные способности. «Низкофункциональный» означает, что мышление не требуется, потому что применяется какое-то действие типа (автоматические, немыслительные движения).
Примеры:
Окрашивание ногтей на ногах при прослушивании игры Dallas Cowboys
Измельчение бумаг во время рекламы во время просмотра телевизора
Сплетничая по телефону, помешивая горшок с чили на плите
Это также легко позволить задачу работать в фоновом режиме, пока вы сосредоточиться на задаче в переднем крае. Это технически не многозадачности, потому что ваш мозг не работает на двух вещах одновременно. Я называю это призрак многозадачных.
Примеры:
Очистка дома, когда белье в стиральной машине или сушилке
Опорожнение блюда из посудомоечной машины в то время как ваш овсяная нагревается в микроволновой печи
Подача бумаги, пока ваш компьютер принимает навсегда (хорошо, пять минут) для загрузки
Но, как показывают исследования, мы не способны хорошо справляться с многозадачностью. высокая- функциональные операции мозга. Мы не можем одновременно выполнять две задачи одновременно или при переходе туда и обратно. Мы можем выполнять обе задачи на посредственных уровнях, но не на чрезвычайно хороших, потому что мы не используем весь наш мозг и сосредоточимся только на одной задаче за раз. И это стоит нам времени и вызывает у нас стресс в долгосрочной перспективе.
Можете ли вы успешно многозадачно работать с большими мозгами?
Вы не должны делать две вещи одновременно, которые требуют мысли или концентрации, или переключатель вперед и назад в разгар не работает на двух задач, которые требуют вашего мозга, чтобы сделать некоторые мышления - независимо от того, насколько важны вы считаете, что мысли могут быть.
Примеры:
Вождение и отправка сообщений по электронной почте
Участие в важном деловом звонке при проверке электронной почты
Проверка электронной почты между заполнением различных компонентов оплаты счетов или созданием предложений или отчетов
Даже если вы были за рулем 50 лет, вождение не Rote функция. Она требует решения за доли секунды, чтобы сделать, особенно если есть идиот за рулем рядом с вами. Texting - да, даже LOL ИМХО - требует ваш мозг, чтобы читать то, что кто-то общался с вами, думать о ответ, и реле к пальцам что ввести обратно. Вы не можете сделать оба хорошо одновременно. Просто спросите кого-то, кто был вовлечен в автомобильную аварию с водителем, который использовал его / ее смартфон.
Проверка электронной почты - независимо от того, насколько тривиальным может быть сообщение, - это задача с высоким мозгом, потому что вам нужно читать, обрабатывать информацию и отвечать. Важный бизнес-вызов требует мысли и ответов. Процесс оплаты счетов - это задача с высоким мозгом, потому что вам нужно заплатить правильному объекту правильную сумму, подписать и убедиться, что платеж доставляется в нужное место.
В моей предыдущей истории, я попытался ТАСК-переключаться между этими высокого мозга функциональных задач, поэтому я попал сделать ошибку ..., которая стоила мне время позже.
Как получить 45 минут в течение каждого часа Вы не Multitask!
Подумайте об этом: если вам нужно многозадачность и / или переключение задач на один час, согласно исследованию, ваша производительность снизится на 69 до 77 процентов, а это означает, что вы будете тратить около 45 минут своего времени. Вот где время исчезает! Мы позволяем себе делать это!
Если вы хотите снизить производительность своей работы более чем на две трети и потерять время в процессе, лучший способ сделать это - позволить себе выполнять многозадачность и переключать задачи. Но ты этого не хочешь, не так ли? Вы здесь, чтобы сэкономить время и снизить уровень стресса. Ваша задача-призрак может продолжаться, но необходимо завершить многозадачность и переключение задач. Теперь. И вы полностью контролируете это, потому что это ваше решение.
Вот стратегии, лежащие в основе тактики.
Создайте свою осведомленность.
Когда вы окажетесь переезда в многозадачной или задачу-переключения режима, скажите себе, чтобы остановить. Скажи это громко, если вам нужно. "Стоп!" Выберите одну задачу, чтобы сосредоточиться на следующих минутах 15.
У вас есть план для вашего дня.
Знание того, что вам нужно для достижения этого дня, поможет вам сосредоточиться и предотвратить многозадачность.
Определите продолжительность концентрации внимания.
У вас есть ADD, ADHD или Squirrel! (юмористический тег - возможно, из фильма 2009 Up - используется многими, чтобы обозначить скорбь тех, кто легко отвлекается), у всех нас сейчас меньше внимания, особенно если мы работаем над чем-то, что не весело.
Начинайте отсчитывать, как долго вы сможете работать над одной задачей. Наличие приблизительного числа поможет вам установить ваш рабочий поток. (Мое внимание занимает всего девять минут на скучных задачах.)
Откройте для себя лучшее время в мозге.
Наш мозг, как правило, функционируют на высоком уровне в течение некоторых частей дня и нижнего уровней в другое время. Это во время этих низких раз, что наш мозг, как правило, переходит в режим многозадачности, потому что они слишком устали, чтобы оставаться сосредоточенным. Избегайте работы на наиболее важных задач во время вашего времени низкого мозга дня.
Найти продуктивной рабочей области.
Иногда мы случайно переключаем задачу, потому что мы отвлекаемся. (Белка!) Когда у вас есть важный проект для работы, найдите место без визуальных (поразительные части искусства, груды беспорядка, экран компьютера) или слуховые отвлекающие факторы (речь, музыка, индикатор сообщения на вашем телефоне или компьютере).
Очистите свой стол от всех материалов, кроме того, что вам нужно.
У вас может быть много проектов, но вы можете эффективно работать только по одному. Отложите материалы для всех других проектов и сохраните на своем столе только те материалы, которые относятся к одному проекту, на котором вы будете фокусироваться в течение этого периода работы.
Используйте таймер, чтобы поддерживать лазерную фокусировку.
Вы можете выбрать случайное число, например, 8 или 15 минут. Еще лучше, если вы знаете свой уровень внимания, установите таймер на это число. Таймер - наглядное напоминание о том, что вы должны что-то работать. Это также ваш сейф. Если вы ушли, таймер заново вернет вас, когда он погаснет.
Отправьте свою цель в своей рабочей области.
В дополнение к таймеру или вместо него подумайте о том, чтобы опубликовать свою задачу цели, чтобы каждый раз, когда вы смотрите, чтобы ваш мозг блуждал, ваша опубликованная цель напоминает вам о том, над чем вы должны работать.
Делайте перерывы.
У всех шин у разных людей. Когда вы чувствуете, что ваш умственный ум начинает идти вниз (меньше энергии, сложнее сконцентрироваться), ваш мозг станет более восприимчивым к тому, чтобы принимать не очень-то большие решения о вашем времени. Так что дайте вашему мозгу перерыв один раз в час или два. Пойдите на короткую прогулку, сделайте некоторое глубокое дыхание, идите немного повеселиться. Но установите свой таймер, когда придет время возвращаться!
Празднуйте сфокусированное время.
Подумайте, насколько мощным был ваш мозг, когда вы концентрировались. Отпразднуйте, улыбаясь, бросая руки в воздух, как вам просто все равно, или даже немного счастливого танца. Это создаст эндорфины. Тело жаждет эндорфинами. Когда мозг связывает ваше внимание с празднованием и эндорфинами, он будет жаждать большего внимания. Увлекайтесь фокусом!
СЛЕДУЮЩИЙ ШАГ
Одна задача за раз, даже если этот фокус выполняется только за 15 минуты. Пятнадцать минут лазерного фокуса намного лучше, чем один час многозадачности и переключения задач, в течение которых мы теряем около 45 минут.
Привет! Вы могли бы лазер-фокус для 15 минут, а затем сбить или упражнения или вздремнуть для другого 45 вместо этого! Это то же самое количество времени, но вы можете получить гораздо больше сделать, когда вы принимаете решение одной-задачи.
© 2016 Элен Сегура. Используется с разрешения
Новый Свет библиотека, Новато, Калифорния. www.newworldlibrary.com
Статья Источник
Ассистент неэффективности: Тактика управления временем для работы умнее, не дольше
Элен Сегура.
Нажмите здесь для получения дополнительной информации и / или заказать эту книгу.
Об авторе
Хелен Сегура, MAEd, CPO, поговорила с тысячами покупателей, обучая их управлять стрессом, восстанавливая контроль над своей хаотичной работой и личной жизнью. Она тренировала сотни клиентов, чтобы улучшить свою личную производительность и производительность, применяя методы нейронауки и поведенческих модификаций, чтобы уничтожить разрушительные привычки, тратящие время. Хелен была признана организационным экспертом более чем в средствах массовой информации 100. Посетите ее веб-сайт по адресу www.HeleneSegura.com
