Способы 10 для того, чтобы максимально использовать ваш перегруженный почтовый ящик электронной почты

Способы 10 для того, чтобы максимально использовать ваш перегруженный почтовый ящик электронной почты

shutterstock.com

Большинство из нас пристрастились к электронной почте. Некоторые по оценкам мы проводим почти пять с половиной часов каждый день, проверяя его.

Несмотря на взрыв социальных сетей в последние годы, электронная почта не упадёт. Оценка опросов что количество отправленных электронных писем каждый день увеличится до 246 в 2019 (с 205 в 2015). А также есть доказательства эта электронная почта является таким же сохранением для молодых, как и те, кто был там, когда он был впервые изобретен.

Вы могли бы подумать, что мы все работаем дольше и тяжелее. В этом есть доля правды. Но рост использования электронной почты также объясняется нашими попытками справиться с перегрузкой входящих сообщений, наряду с более общим рост цифровой зависимости, Электронная почта больше не является сохранением наших настольных и портативных компьютеров, и большинство из нас теперь получают доступ к ней на наших смартфонах и планшетах, часто в комфорте наших собственных кроватей.

Мы склонны быстро реагировать на электронные письма, что говорит о том, что мы постоянно проверяем их и пытаемся опорожнить ведро, даже когда оно снова заполняется. Чтобы наконец овладеть нашими почтовыми ящиками, мы должны иметь дело с коренными причинами, а не только с симптомами, которые часто вспыхивают.

Вот десять способов окончательно получить контроль над вашим хаотическим почтовым ящиком.


Получите последние новости от InnerSelf


1. Прекратить использование электронной почты в качестве суррогатной службы чата

Электронная почта не предназначена для быстрой беседы. Это занимает много времени, чтобы пробираться через резьбовые удлиненные разговоры, которые загромождают входящие сообщения. Используйте альтернативные, более подходящие методы. И, в идеале, разрешать вещи лицом к лицу или телефону в первую очередь.

2. Остерегайтесь повторного обмена сообщениями

Это называется проблемой "Репликация сообщений", Появляется текстовое сообщение: «Я просто проверяю, что вы получили мою электронную почту». Телефон звонит: «Я только что отправил вам электронное письмо».

Многие люди до сих пор не доверяют практически согласованным решениям. Многие решения по обмену сообщениями и электронной почте не полностью верят, и мы получаем иерархию репликации сообщений. Тексты для подтверждения сообщений в социальных сетях, электронных писем для подтверждения текстов, телефонных звонков для подтверждения писем и личных встреч для подтверждения телефонных звонков.

Это перекрытие занимает много времени и потенциально запутывает. Электронная почта не является отличным местом для принятия официальных решений. Конференц-зал, где мы встречаемся как настоящие люди, по-прежнему остается самым влиятельным местом для многих людей.

3. Сорняк вашего почтового сада

Захламленный почтовый ящик похож на сад, заросший сорняками. В конечном итоге платит, чтобы потратить немного времени, удаляя загромождение сообщений.

Один простой и эффективный совет - использовать функцию поиска и искать термин «отписаться». Это вызовет удивительно большое количество информационных бюллетеней, на которые у вас нет памяти даже на подписку.

Даже пост-GDPR, вы можете найти буквально сотни нежелательных писем. Пройдите через все и отпишитесь. Это будет случай кратковременной боли для долгосрочной выгоды.

4. Используйте папку спама с умом

В последние годы улучшена автоматическая идентификация спам-писем. Но они все еще проникают в наши почтовые ящики. Это еще один простой способ прополки электронной почты. Стоит потратить время на обучение вашей папке спама, чтобы стать еще лучше, разместив в ней подозрительные письма. Также загляните в свою папку со спамом, чтобы удалить любые законные электронные письма, которые были там размещены без необходимости.

5. Попросите друзей и коллег прекратить отправлять вам по электронной почте

Не стесняйтесь. Возможно, тактично. Другой причиной перегрузки электронной почты являются нежелательные письма от ближайших к вам. Будьте готовы вежливо просить других людей прекратить отправлять вам электронные письма, которые будут лучше распространяться на собрании, по телефону или в виде текстового сообщения.

6. Прошу прощения

Не отправляйте чрезмерно сложные письма. Если вы попросите пять вещей, многие люди отвечают должным образом на последнее, что есть в вашем списке. Это просто создает дополнительные письма, которые ищут другие четыре элемента.

7. Убедитесь, что ваши ответы являются исчерпывающими.

Ответьте на все в полученном вами электронном письме. Не делая этого, просто создайте дальнейшие электронные письма, которые ищут то, на что вы не ответили.

8. Проверяйте электронную почту только в установленные сроки.

Там есть все больше доказательств что мы более производительные (и менее напряженные), если мы проверяем и отвечаем на электронные письма всего несколько раз в день. Миф о том, что мы должны быть на связи минут за минутой. И, если вы должны это сделать, электронная почта не является лучшим методом. Используйте форму обмена мгновенными сообщениями.

9. Повторите тему в теле письма

Вы можете подумать, что писать что-то дважды - это пустая трата усилий. Не так с электронной почтой. Напишите именно то, что ваша электронная почта ищет краткую сводку (максимальное количество слов 15) в строке темы сообщения электронной почты, а затем завершите электронную почту тем же предложением. Выражая это ясно и дважды, увеличивается вероятность получения полного и правильного ответа, а также запросы, на которые должным образом отвечают.

10. Отправлять электронную почту в целом

Число примеров людей и организаций, которые имеют полностью перестали использовать электронную почту и использовали другие методы коммуникации, продолжает расти (хотя как это будет развиваться в долгосрочной перспективе, пока не видно). Однако предоставление электронной почты может сделать вас менее напряженным и более продуктивным. Другие методы коммуникации часто более гибкие. Это действительно возможно. Попробуйте в течение недели.

БеседаПопробуйте некоторые или все эти советы. Иногда те вещи, которые мы больше всего считаем само собой разумеющимися, - это те вещи, которые вызывают у нас самые большие проблемы.

Об авторе

Пол Леви, старший научный сотрудник по инновационному менеджменту, Университет Брайтона

Эта статья изначально была опубликована в Беседа, Прочтите оригинал статьи.

Книги по этой теме

{amazonWS: searchindex = Книги; ключевые слова = управление электронной почтой; maxresults = 3}

enafarZH-CNzh-TWnltlfifrdehiiditjakomsnofaptruessvtrvi

Следуйте за InnerSelf

facebook-значокTwitter-значокНовости-значок

Получить последнее по электронной почте

{Emailcloak = выкл}

ВНУТРЕННИЕ ГОЛОСЫ

В поисках более осмысленной и целеустремленной жизни
В поисках более осмысленной и целеустремленной жизни
by Фрэнк Паскиути, доктор философии

САМОЕ ЧИТАЕМОЕ

В поисках более осмысленной и целеустремленной жизни
В поисках более осмысленной и целеустремленной жизни
by Фрэнк Паскиути, доктор философии