Электронная почта и смартфоны могут вызывать стресс. Академики называют эту постоянную работу связи «Technostress», Следовательно, многие европейские страны сейчас предлагают сотрудникам «Право на отключение».
Способ использования электронной почты сложен, его нельзя просто пометить как «хороший» или «плохой», и исследования показывают, что личностьтип работы, которую выполняют люди, и их цели могут влиять на то, как они реагируют на электронную почту.
Хорошая практика использования электронной почты заключается не только в ограничении количества отправляемых электронных писем, но и в улучшении качества связи.
Вот десять советов, чтобы уменьшить стресс от электронной почты на работе:
1. Получите правильную тему
Используйте четкие и действенные сюжетные линии.
В строке темы должно быть точно указано, что такое электронное письмо, в шести-десяти словах, чтобы получатель мог расставить приоритеты по электронной почте, даже не открывая ее. На мобильных устройствах многие люди видят только первые символы 30 в строке темы. Так что держите это коротким. Но сделайте его достаточно наглядным, чтобы дать представление о том, о чем идет речь, только из строки темы.
2. Задайте себе вопрос: является ли электронная почта правильным средством?
Вы в том же офисе? Не могли бы вы пойти и поговорить с человеком? Не могли бы вы позвонить? Часто эти другие формы общения могут избежать неэффективной переписки по электронной почте.
Платформы мгновенных сообщений и видеозвонков Вялый и Skype может быть более подходящим для быстрого обмена сообщениями. Также помните, что большинство приведенных ниже советов относится ко всем типам электронных коммуникаций.
3. Не пишите в нерабочее время
Исследования показывают, из-за того, что электронные письма в нерабочее время затрудняют восстановление после стресса на работе.
Попробуйте повлиять на культуру вашей компании, избегая отправки или ответа на электронные письма в нерабочее время.
Руководство должно подавать пример и избегать контактов со своими сотрудниками вне рабочего времени. Некоторые рабочие места даже отключить доступ к электронной почте для сотрудников в нерабочее время. Подумайте об этом, сохраняя резервную телефонную систему только для экстренного контакта.
Новое исследование также показал, что ожидание контакта в течение 24 может отрицательно повлиять на здоровье сотрудников.
4. Используйте опцию задержки доставки
Некоторые люди например, интегрировать свою работу и семейную жизнь и часто продолжать работать из дома в свободное от работы время. Если вы один из этих людей или вы работаете в разных часовых поясах, рассмотрите возможность использования опции отложенной доставки, чтобы ваши электронные письма не отправлялись до следующего рабочего дня и не мешали работе других людей в свободное от работы время.
5. Держите это положительным
Подумайте о качестве общения по электронной почте. Не только количество. Изменения в использовании электронной почты должны также фокусироваться на качестве отправляемых сообщений и учитывать эмоциональную реакцию получателя.
Исследования показывают, что конфликты гораздо легче обострить, а сообщения неправильно интерпретировать при передаче по электронной почте. Поэтому, если это плохие новости, вспомните правило #2: является ли электронная почта правильным средством?
6. Попробуйте "нет электронной почты в пятницу"
Чтобы изменить культуру компании и заставить людей задуматься о других способах общения, кроме электронной почты, попробуйте «Нет электронной почты в пятницу» в первую пятницу каждого месяца или, может быть, даже каждую неделю. Это инициатива, предложенная экспертами из Национальный форум по вопросам здоровья и благополучия на работеи используется бизнесом вокруг света, Сотрудникам рекомендуется организовывать личные встречи или поднимать трубку - или просто получать информацию о многих электронных письмах, которые они уже имеют в своем почтовом ящике в тот день.
7. Сделайте ваши предпочтения известными
Исследование показало что не только слишком много, но и слишком мало электронной почты может вызвать стресс из-за несоответствия между предпочтениями в общении разных людей. Некоторым людям нравится получать электронную почту и справляться с большим трафиком электронной почты намного лучше, чем другие средства связи. Для этих людей уменьшение количества электронных писем, которые они получают, может вызвать больше стресса, чем облегчить.
Так что учитывайте индивидуальные различия людей и делайте их известными. Добавьте предпочтительные параметры контактов в свою подпись электронной почты, будь то электронная почта, текстовые или мгновенные сообщения или телефонный звонок.
8. Рассмотрим праздник "приходить в норму"
Задержка электронных писем, которая накапливается в течение недели, кажется одной из Наиболее часто упоминаемые источники техностресс для рабочих. Подумайте о настройке системы, в которой электронные письма возвращаются отправителю, когда кто-то находится в отпуске, с альтернативным контактным электронным письмом для срочных запросов. Это позволит вам вернуться к управляемой папке «Входящие».
9. Иметь отдельный рабочий телефон
Сделайте это единственным мобильным устройством, к которому у вас есть доступ к рабочим письмам, что дает вам возможность отключить его в нерабочее время. Также рассмотрите возможность отключения электронной почты "От себя" (именно здесь ваш почтовый сервер отправляет каждое новое электронное письмо на ваш телефон, когда оно поступает на сервер), и вместо этого выбирайте регулярное расписание (например, один раз в час) для отправки электронной почты на ваш телефон (это также увеличивает срок службы аккумулятора).
10. Избегайте позднего ночного времени
Исследования показывают, использование смартфона поздней ночью снижает нашу способность засыпать, а также приводит к постоянным мыслям и стрессу на работе. Это в свою очередь снижает качество вашего сна. Сделайте кровать зоной без телефона, чтобы улучшить вашу гигиена сна.
Об авторе
Рикардо Твумаси, лектор по организационной психологии, Университет Манчестера; Кэри Купер, 50th Юбилейный профессор организационной психологии и здоровья, Университет Манчестераи Лина Зигл, научный сотрудник, Университет Манчестера
Эта статья переиздана из Беседа под лицензией Creative Commons. Прочтите оригинал статьи.
Похожие книги:
at Внутренний рынок самовыражения и Amazon
